Association Française d’Epargne et Retraite (AFER)

Objectifs
Au fil du temps, les contraintes rencontrées lors des votes de son Assemblée Générale sont devenus de plus en plus lourdes, notamment du fait des nouveaux délais légaux, qui lui laissent aujourd’hui moins de temps pour l'organisation de ses scrutins. Le vote par correspondance, bien qu’utile et fiable, reste un procédé lourd. L’AFER a donc décidé de recourir à des technologies Web innovantes, espérant ainsi augmenter le taux de participation aux votes organisés à l’occasion de l’Assemblée Générale. Il était en outre primordial pour l’association que les votes se déroulent dans un climat de confiance et que tout risque de fraude soit éliminé.

La solution Pitney Bowes
L’AFER a choisi d’externaliser son processus de vote par Internet à Pitney Bowes et à Voxaly - spécialiste du vote électronique, étant entendu que les deux sociétés se chargeraient également de la gestion de la correspondance et des procurations de l’Assemblée Générale.

Devant le manque de souplesse du vote par correspondance, l’évolution des lois et la volonté de relever le taux de participation aux scrutins, Pitney Bowes et Voxaly se devaient d’apporter à l’association une solution suffisamment souple et agile pour répondre à tous ses besoins.

Pitney Bowes a mis en place un service de création documentaire innovant, permettant de faire évoluer les données et les informations des bulletins de vote jusqu’au dernier moment. Un graphisme plus léger et personnalisé a également été appliqué aux documents. Le savoir-faire de Pitney Bowes en matière de communications multicanaux et de numérisation lui a permis de traiter en toute sécurité près de 100 000 documents, en générant en parallèle des rapports en temps réel à même de démontrer la conformité de chaque document électronique. La société Voxaly a quant à elle mis en place l’espace “e-vote ». Elle a fourni la technologie et assuré la consolidation des expressions des votes électroniques. Enfin, pour garantir un maximum de sécurité, les votes ont été ouverts et clos au même moment pour tous les canaux.

Résultats
La combinaison des services intégrés fournis par Pitney Bowes et Voxaly a donné naissance à une offre « tout-en-un » offrant un unique point de contact à l’association. Pour la 4ème année consécutive, Pitney Bowes a adressé et géré les 700 000 convocations ainsi que nombre de communications importantes ayant trait à l’Assemblée Générale.

Les deux prestataires ont aussi traité les résultats des votes par correspondance et par Internet, et géré efficacement les anomalies et les cas de litige en collaboration avec la Commission Electorale. 

Grâce aux nouveaux systèmes de vote, l’association a enregistré une hausse d’environ 20 % du taux de participation global de ses adhérents par rapport aux années précédentes. Les services délivrés par Pitney Bowes ont permis de sécuriser les votes de l’Assemblée Générale dans le respect de l’intégrité, de la confidentialité et des lois.

Bénéfices

• Des services intégrés pour des processus fiables et efficaces
• Une efficacité opérationnelle optimale permettant à l’association de se consacrer pleinement à son activité principale et à la satisfaction de ses adhérents.
• Une solution sûre et confidentielle permettant à l’association de s’adapter à l’évolution des lois.
• Une augmentation de 20 % du taux de participation aux scrutins organisés par l’AFER.
• Une réduction de la durée des dépouillements.
  

Profil client
Créée en 1976, l’AFER (Association Française d’Epargne et de Retraite) se classe parmi les premiers organismes d’assurance vie français. L’association propose à ses adhérents une solution personnalisée de gestion de leurs comptes d’épargne et de leurs plans d’assurance vie et retraite. Elle a révolutionné le marché de l’assurance vie en lançant, dans les années 80, le contrat à versements et retraits libres. Aujourd’hui, avec près de 700 000 adhérents représentant une épargne de plus de 41 milliards d’euros, l’AFER est le premier groupement d’épargnants en Europe.