GE Capital Factofrance

Objectifs
En France, GE Capital Factofrance souhaitait dématérialiser ses communications client entrantes en centralisant et uniformisant le traitement de l’ensemble des factures entrantes, quel que soit leur type. Le but était de convertir tous les documents dans un format unique compatible avec les systèmes d’information déjà en place dans l'entreprise et aider ainsi à la prise de décisions.

La solution Pitney Bowes
Pitney Bowes a été retenu pour gérer ce flux de documents entrants, d’une capacité annuelle de 10 millions de factures.  Pitney Bowes numérise les factures entrantes, les convertit en toute sécurité dans un format approprié, les classe en les associant à des métadonnées clés et  les injecte, prêtes à être traitées, dans les systèmes internes afin qu’elles soient évaluées et que leur financement soit accepté. 

Avec la mise en place de cette solution, le processus de gestion documentaire a été optimisé en passant de douze à seulement trois étapes à forte valeur ajoutée. En outre, bien que le flux des communications entrantes soit totalement intégré aux systèmes de gestion des processus métiers de l’entreprise d’affacturage, Pitney Bowes a veillé à doter sa solution d’une souplesse optimale, faisant en sorte que les deux systèmes soient autonomes et dissociables à tout moment. L'objectif affiché de ce choix était de garantir à l’entreprise cliente qu’elle ne se retrouverait jamais « pieds et poings liés ».

Ce projet s’intègre parfaitement au programme de développement durable mis en place par GE Capital Factofrance sur le plan mondial, qui vise à réduire de 30 % les émissions de gaz à effet de serre enregistrées dans le cadre des activités de l’entreprise. 

Résultats
La mise en œuvre de cette solution de gestion des communications client entrantes a permis à GE Capital Factofrance d’économiser en un an 5 millions de feuilles de papier pré-imprimé et ce, dans un seul pays. Grâce à l’archivage électronique des documents numérisés, 400 demandes d’archives sont évitées chaque jour. Une économie mensuelle de 2 500 demandes de duplicata de facture devrait aussi être bientôt réalisée. Tout ceci contribue à des gains en termes de coûts et de productivité et des progrès ont été réalisés dans la poursuite des objectifs fixés par l’entreprise en matière de protection de l’environnement. Pour les clients de l’entreprise, les avantages sont aussi considérables : leurs factures sont traitées dans les huit heures suivant leur réception. Un progrès majeur au regard de la norme précédente supérieure aux 24 heures.

Avantages des services du centre de solutions numériques

• Les communications entrantes, quel que soit leur type, sont traitées et converties dans un format compatible avec les systèmes d’information internes, permettant ainsi une prise de décision rapide.
• Gains en termes de productivité, de coûts et d’automatisation grâce à la numérisation des flux de documents entrants.
• Réduction importante de la consommation de papier pré-imprimé.
• La disponibilité des documents au format électronique permet d’éliminer les coûts associés au traitement manuel des demandes d'archives.
• Réduction importante du nombre d’impression de duplicatas de factures.

Profil client
GE Capital Factofrance, filiale du Groupe GE, accompagne près de 130 000 entreprises via une large gamme de solutions de financement.
Fort de plus de 40 ans d’expérience, et en tant qu’acteur indépendant des réseaux bancaires, GE Capital France se positionne comme le spécialiste français du financement sur actifs offrant à tous types d’entreprise une réelle alternative aux solutions de financement traditionnelles.

Factofrance, qui fait l’objet de la présente étude de cas, est une entité de GE Capital.
Avec 33 milliards d’euros financés en 2009, soit 12 millions de factures traitées, Factofrance est le leader français de l’affacturage.
Jour après jour, Factofrance cherche à développer de nouvelles solutions de financement pour mieux répondre aux besoins des entreprises.

En ce sens, Factofrance porte une attention particulière aux nouvelles technologies qui facilitent le traitement des factures et permettent de réduire significativement le délai de financement proposé aux clients.