Groupe européen de grande distribution

Objectifs
Ce leader de la grande distribution en Europe souhaitait introduire dans son pays d'origine des processus plus efficaces, plus productifs et plus rentables pour la résolution des litiges concernant ses factures fournisseur. Le groupe recherchait une solution qui permettrait de capturer les données des factures entrantes, d’en extraire les informations décisives, puis les injecter dans son système comptable.

La solution Pitney Bowes
Pour répondre aux besoins de ce groupe, Pitney Bowes a mis en œuvre un service externalisé d’automatisation du traitement des factures réparti sur trois sites. Sur chaque site, les factures fournisseur entrantes, aux multiples formats, sont triées, classées, numérisées et les données enregistrées dans une application centralisée de gestion des flux de documents entrants.

Une fois numérisées, les données clés sont extraites des factures puis automatiquement indexées et converties dans un format standard compatible avec le système de gestion de la comptabilité fournisseur du groupe. Elles sont ensuite saisies sous la forme d’informations décisionnelles, permettant au groupe de résoudre plus rapidement et plus efficacement les litiges tout en réduisant le nombre de ressources à mobiliser et les coûts induits.

Sur une année, ce flux frontal de gestion des factures entrantes peut traiter 6,5 millions de factures fournisseur. Cet acteur de la grande distribution compte désormais utiliser ce service, ainsi que ses fonctions de suivi et de reporting, à des fins stratégiques : il serait le pilier d’un futur système de facturation électronique déployé sur l’ensemble de sa communauté de fournisseurs.

Résultats
Grâce au service mis en place par Pitney Bowes, le groupe de grande distribution a pu réaliser des économies considérables sur ses processus de gestion des litiges. Chaque litige est en effet résolu plus rapidement et en ne mobilisant désormais qu’un faible nombre de ressources. De façon globale, le service d’automatisation du traitement des factures a apporté une contribution non négligeable à l’optimisation des processus de rapprochement et de résolution des factures impayées.

Avantages de l’automatisation du traitement des factures

• Les factures litigieuses entrantes, quel que soit leur format, sont traitées et converties dans un format compatible avec les systèmes de gestion de comptabilité fournisseurs.
• Réduction des coûts et des ressources nécessaires, grâce aux gains de productivité apportée par un flux automatisé des documents entrants numérisés.
• Délais de résolution des factures litigieuses raccourcis.
• Avantages supplémentaires dans le cadre de la génération de rapports et des rapprochements comptables.

Profil client
Fondé en Europe, ce groupe spécialisé dans la grande distribution est un acteur majeur du secteur au niveau mondial, avec des implantations dans plus de 35 pays en Europe, en Asie et en Amérique latine.