Transformation des comptes créditeurs Client

  • Gestion de la facturation électronique
  • Amélioration de l’automatisation et de la productivité
  • Meilleure satisfaction des clients


Objectifs
Cette société internationale de location de voiture compte un nombre important de contrats d’entreprise, qui permettent à leurs salariés d’utiliser librement les véhicules de n’importe quelle agence sans avoir à établir ni présenter aucun bon de commande officiel. Un tel système créait un réel problème pour les services comptables du client, certaines factures n’étant accompagnées d'aucun bon de commande. Il était alors nécessaire d'effectuer de nombreux appels téléphoniques qui finissaient par contrarier les clients. Il était donc indispensable de trouver une solution.

La solution Pitney Bowes
Pour résoudre ce problème, Pitney Bowes a créé un processus externalisé de numérisation et de capture des données des bons de location, signés par les conducteurs et émis par les diverses agences de l’entreprise.

Les données des images et index des bons sont ensuite intégrés et classés dans une base de données, fournie par l’entreprise et mise à jour chaque semaine. Lorsque le flux d’impression de la facturation est envoyée à la société de location de voitures, les bons de location justificatifs sont associés à la facture correspondante, pour être imprimés de concert.

Pour chaque facture reçue, le service financier client peut désormais identifier l’employé qui a émis la commande et ainsi s’assurer que toutes les commandes sont valides.

Le service externalisé de Pitney Bowes numérise tous les documents entrants, leur applique des règles de gestion métier, associe automatiquement tous les documents connexes, transfère les données à l’entreprise de location et pour conclure ajoute les documents traités dans le système de gestion des processus métier de cette dernière. Pitney Bowes exécute également un archivage électronique des documents pour faciliter la résolution des requêtes ultérieures. Plus de 6 millions de pages sont ainsi traitées chaque année.

Résultats
Grâce à ce service global et intégré, l’entreprise de location de voitures a pu gagner en visibilité sur ses transactions, améliorer la satisfaction de ses clients, réduire considérablement les coûts liés à la résolution des litiges et raccourcir les délais de recouvrement des créances.

Avantages de la gestion de la facturation entrante

  • Les factures entrantes, quel que soit leur format ou leur canal d’arrivée, sont traitées et converties dans un format compatible avec les systèmes internes de gestion de la comptabilité client,  permettant ainsi une prise de décision immédiate.

  • Réduction des coûts et des ressources nécessaires, obtenus grâce aux gains de productivité apportés par l’automatisation des flux de documents entrants numérisés.

  • Délais de recouvrement des factures raccourcis.

  • Meilleure satisfaction des clients.

Profil client
Fondée en Europe, cette entreprise réputée spécialisée dans la location de voitures est à la tête du réseau de location le plus étendu au monde. Elle propose aujourd’hui ses services dans plus de 150 pays.