Faites adhérer vos partenaires à la e-facture

Par M. Jacky Petiz – Marketing Manager – Pitney Bowes Management Services International
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Comment réduire les coûts de diffusion ou de réception de factures, sans imposer des contraintes radicales à vos clients et fournisseurs ?

L’automatisation du processus de traitement des factures entrantes et sortantes permet aux organisations de réaliser des économies immédiates.

Ainsi le passage à une facturation 100 % électronique peut vous faire économiser jusqu’à  60 % sur le coût de gestion des factures sortantes et 50 % sur la gestion des factures entrantes.

Mais encore faut-il que vos partenaires, clients et fournisseurs, acceptent d’adhérer à la facturation électronique pour que vous puissiez en retirer le maximum de bénéfices.

Les facteurs clés du succès d’un projet de dématérialisation de facturation entrante / sortante, sont entre autres :
- Se rapprocher le plus possible du processus existant de facturation papier
- Intégrer la logique de ses partenaires
      Pour une facturation entrante :
          . Accompagner ses fournisseurs,
          . Faciliter le déploiement en prenant en compte les contraintes des fournisseurs.

      Pour une facturation sortante :
          . Ne pas sauter les étapes, et communiquer bien en amont auprès de ses clients,
          . Utiliser les plateformes et les réseaux en facilitant l’interopérabilité entre les acteurs en place,

Dans les deux cas, il est important également de s'intéresser à ses propres équipes commerciales, administration des ventes, comptabilité & finances afin de les préparer aux évolutions.

Dans une facturation sortante,  prendre en compte les souhaits du destinataire, c’est :
- Offrir des solutions alternatives aux clients en termes de réception de factures.
- Gérer la dissymétrie facturation papier / électronique, pour que si le client ne souhaite pas adhérer au système, ses factures continuent de lui être adressées sur support papier. L’externalisation du traitement de la facturation doit apporter une réponse à cet enjeu, pour permettre de  traiter au choix des flux papier ou électroniques.
- Si au contraire, le client est favorable à une solution d’échange électronique, il doit avoir la main sur l’ensemble de ses données administratives.  Il est également primordial qu’il puisse choisir le mode de réception de sa facture : Est-ce qu’il souhaite la recevoir par email ? Est-ce qu’il préfère la télécharger sur la plateforme d’échange ?

Vous devez à minima lui permettre de recevoir ses factures électroniques aussi simplement que s’il les recevait par courrier.

En complément, l’entreprise qui reçoit ses factures peut décider de récupérer les données brutes pour les injecter dans son système d’informations comptable. Dans ce cas un ‘connecteur’, adapté à ses besoins, devra assurer l’interface et l’intégration des données dans le système d’information. Pour atteindre ces objectifs, il est plus qu’important d’offrir une méthode d’adhésion à la solution qui soit la plus simple possible.

En facture électronique, vos clients et fournisseurs, sont généralement appelées "vos contreparties" ou "partenaires". Plus vous réunirez de contreparties dans votre réseau d'échanges électroniques, plus vous (et eux aussi) ferez d'économies. C'est pourquoi il est important de disposer d'un processus de recrutement de vos partenaires.

Principales étapes,  indispensables pour une campagne de recrutement réussie:
Etape 1 : Sensibiliser les clients aux avantages des échanges électroniques grâce à une campagne d’information par courrier, marketing direct ou par courriel.

Etape 2 : Utiliser une méthodologie projet avec un système de relance individuelle expliquant précisément les bénéfices de l’adhésion.

Etape 3 : Simplifier les modalités d'adhésion à la solution de dématérialisation de facture en envoyant des invitations d’inscription en ligne avec un minimum d’opérations manuelles. Une fois les données validées, le partenaire est prêt à réceptionner et  émettre les factures et à faire partie de votre réseau de la plateforme d’échanges électroniques.
L'un de vos partenaires est déjà adhérent à un autre réseau ? Il est probable que votre réseau et le sien aient déjà établit une convention d'interconnexion. Vérifiez également les modalités techniques et financières prévues.

Votre fournisseur de services doit être en mesure de vous accompagner dans toutes ces démarches de sensibilisation et d’adhésion à une plateforme d’échanges électroniques.